Ugovori bez registratora: Kako je InterCapital digitalizirao dokumentaciju i transformirao poslovanje

U svijetu financija informacije vrijede onoliko koliko su pouzdane, dostupne i pravovremene. Iza svake odluke, transakcije i ugovora stoji dokumentacija kojoj ljudi moraju moći pristupiti upravo onda kada im je potrebna.

InterCapital već 25 godina gradi svoju priču u financijskoj industriji. Od brokerskog poslovanja i investicijskog bankarstva do upravljanja fondovima i digitalnog wealth managementa, poslovanje se danas proteže na više tržišta, a s njegovim rastom povećavao se i broj dokumenata, ugovora i informacija kojima je potrebno upravljati.

Prije nekoliko godina postalo je jasno da registratori i fizička dokumentacija više ne mogu pratiti takav ritam poslovanja. Ideja nije bila samo zamijeniti papir digitalnim dokumentom, nego informacije učiniti lakše dostupnima i pretraživima te postupno graditi poslovanje u kojem će sve manje vremena odlaziti na administraciju.

Upravo je upravljanje ugovornom dokumentacijom 2017. godine postalo jedan od prvih koraka digitalizacije InterCapitala. Suradnjom s Ognjem implementiran je DMS sustav koji je ugovore preselio u digitalno okruženje, a projekt je s vremenom prerastao početnu potrebu. Danas InterCapital nastavlja širiti digitalizaciju na ulazne i izlazne račune te drugu poslovnu dokumentaciju – s istom idejom: manje papira i administracije, a više vremena za posao koji ljudi najbolje rade.

Rezultati

• 100 % digitalno upravljanje ugovorima od zaprimanja i pohrane do pristupa dokumentaciji
• 1 centralno mjesto za ugovornu dokumentaciju umjesto registratora i pojedinačnih lokacija
• Veća kontrola nad dokumentima, informacijama i pravima pristupa
• Temelj za daljnju digitalizaciju i širenje digitalnih procesa na druge dijelove poslovanja

Izazov

Kada registratori više ne mogu pratiti poslovanje

Upravljanje ugovornom dokumentacijom podrazumijeva velik broj dokumenata, rokova, odgovornosti i sudionika. U financijskoj industriji pritom je posebno važno pravovremeno doći do točne informacije i imati jasan pregled dokumentacije.

Kako je InterCapital rastao, snalaženje među registratorima i fizičkom dokumentacijom postajalo je sve zahtjevnije. Dokumenti i informacije nalazili su se na različitim mjestima, njihovo pretraživanje oduzimalo je vrijeme, a pristup potrebnim podacima ovisio je o fizičkoj dostupnosti dokumentacije.

Bilo je potrebno prijeći na sustav koji će ugovornu dokumentaciju učiniti jednostavno pretraživom i dostupnom ovlaštenim korisnicima te omogućiti bolju kontrolu nad informacijama i obvezama povezanima s ugovorima.

Rješenje

Svi ugovori na jednom mjestu

Oganj je implementirao Therefore DMS programsko rješenje i poslovni proces za digitalno upravljanje ugovornom dokumentacijom. Ugovori se digitalno pohranjuju i organiziraju na jednom centralnom mjestu, uz strukturirane podatke o dokumentima i definirana prava pristupa.

Umjesto pretraživanja fizičkih registratora, korisnici mogu brzo pronaći potrebnu dokumentaciju i povezane informacije. Sustav omogućuje jednostavniji pregled ugovora i ključnih podataka te sigurniji i kontroliran pristup dokumentaciji.

Rješenje pritom nije zamišljeno kao izolirana digitalizacija jednog procesa. Postavljeno je kao osnova koja omogućuje postupno uključivanje novih vrsta dokumentacije i širenje digitalnih procesa na druge dijelove poslovanja.

Rezultat

Digitalizacija koja nije završila ugovorima

InterCapital je dobio strukturiran i centraliziran sustav upravljanja ugovornom dokumentacijom. Informacije su dostupnije i jednostavnije za pretraživanje, dokumentima se pristupa prema definiranim ovlastima, a potreba za radom s fizičkim registratorima značajno je smanjena.

No vrijednost projekta najbolje se vidi u onome što je uslijedilo. DMS je postao jedan od temelja šire digitalne transformacije InterCapitala, koja se danas nastavlja digitalizacijom ulaznih i izlaznih računa te ostale popratne dokumentacije.

Za ljude unutar organizacije rezultat je vrlo konkretan: manje papira, brži pristup informacijama i više vremena za njihov primarni posao.

„Jedan od najvećih izazova u administrativnom dijelu poslovanja bio je upravljanje sve većom količinom ugovorne dokumentacije. Više se nismo željeli snalaziti među registratorima i tražiti ugovore na različitim mjestima. Željeli smo da nam dokumentacija bude digitalna, lako pretraživa i dostupna ljudima kojima je potrebna. S Ognjem smo taj proces započeli još 2017. godine, a danas digitalizaciju širimo i na račune i ostalu poslovnu dokumentaciju. Rezultat nije samo manje papira. Ljudi su učinkovitiji, brže dolaze do potrebnih informacija i imaju više vremena posvetiti se svom izvornom poslu. Upravo zato smatram da je ovakav sustav nešto što može unaprijediti poslovanje svake financijske institucije.“"

Marko Čmarec, direktor računovodstva i financija, InterCapital