Dok paketi putuju, administracija više ne čeka: Vodimo vas iza kulisa GLS poslovanja
Tisuće paketa, stotine odredišta i jedan sustav koji svakoga dana mora funkcionirati bez zastoja. U glavnom logističkom centru GLS-a u Hrvatskoj gotovo sve je u pokretu. Paketi dolaze i odlaze, informacije se izmjenjuju u stvarnom vremenu, a iza svakog od njih stoji niz ljudi i tehnologija koji moraju djelovati kao jedan sustav.
KLIJENT
GLS Croatia d.o.o.
DJELATNOST
Logistika i distribucija paketa
USLUGA
DMS programsko rješenje / digitalizacija i automatizacija poslovnih procesa
TRAJANJE
3 mjeseca
Tisuće paketa, stotine odredišta i jedan sustav koji svakoga dana mora funkcionirati bez zastoja. U glavnom logističkom centru GLS-a u Hrvatskoj gotovo sve je u pokretu. Paketi dolaze i odlaze, informacije se izmjenjuju u stvarnom vremenu, a iza svakog od njih stoji niz ljudi i tehnologija koji moraju djelovati kao jedan sustav.
GLS Croatia već više od trinaest godina gradi svoju mrežu diljem Hrvatske. Danas je čini više od 36 područnih ureda i više od tisuću paketomata, a iza infrastrukture koju korisnici vide postoji još jedan, manje vidljiv dio poslovanja – ljudi i interni procesi koji omogućuju da cijeli sustav svakodnevno funkcionira.
Upravo je u tom dijelu poslovanja otvoren prostor za promjenu. Jer u organizaciji čija se svakodnevica mjeri brzinom, preciznošću i pouzdanošću, jednako je važno da isti ritam mogu pratiti i procesi koji se odvijaju iza kulisa. Suradnja GLS-a i Ognja započela je prije otprilike tri godine, s idejom da tehnologija preuzme dio administrativnog opterećenja, a ljudima vrati vrijeme za posao kojim se doista trebaju baviti.
Danas Hrvoje Leljak, Senior System Administrator u GLS Croatia, kao jedan od najvećih benefita izdvaja upravo ono što se u užurbanom poslovnom sustavu najviše osjeti – manje vremena provedenog u administraciji i više vremena za operativni dio poslovanja.
Mjerljivi učinak implementacije
Od papirne arhive do digitalnog toka
Od 14 dana do jednog ili dva
Proces koji je prije automatizacije prosječno trajao 14 dana danas se završava u jednom do dva dana. Odobravanje i plaćanje ulaznih računa time je ubrzano sedam do četrnaest puta, uz veću kontrolu nad procesom i sigurniji pristup informacijama. Promjena je vidljiva i u svakodnevnom radu zaposlenika. Računi i pripadajuće informacije dostupni su unutar sustava, njihov status moguće je provjeriti u svakom trenutku, a potreba za ručnim praćenjem dokumentacije i traženjem računa u registratorima značajno je smanjena. Digitalizacija je tako donijela ono zbog čega je projekt i započeo: manje administrativnih koraka, brži protok informacija i više vremena koje zaposlenici mogu posvetiti svom primarnom poslu.
Kada administracija postane usko grlo
Odobravanje ulaznih računa u GLS-u uključivalo je sve odjele i različite vrste troškova, a svaki je račun prolazio kroz nekoliko faza i više razina odgovornosti. Ručna administracija i koordinacija sudionika produživale su cijeli proces te otežavale jednostavno praćenje statusa pojedinog računa. Proces je u prosjeku trajao 14 dana, a zaposlenici su dio vremena koje su mogli posvetiti svojim primarnim poslovnim zadacima trošili na administraciju, odobravanja i pronalaženje potrebne dokumentacije. U velikom i dinamičnom sustavu poput GLS-a postalo je jasno da taj dio poslovanja treba organizirati brže, preglednije i učinkovitije.
Jedan digitalni proces za cijelu organizaciju
Oganj je implementirao DMS programsko rješenje prilagođeno internim procesima GLS-a i automatizirao obradu ulaznih računa za sve odjele i troškove unutar organizacije. Integracijom s informacijskim posrednikom za e-Račune, račun se automatski zaprima i urudžbira te se prema definiranim pravilima usmjerava odgovornim osobama na odobravanje. Nakon odobrenja priprema se za knjiženje i prosljeđuje računovodstvu. Sustav istodobno omogućuje praćenje statusa dokumentacije i definiranje prava pristupa pojedinim informacijama. Implementacija se odvijala tijekom nekoliko mjeseci u realnom poslovnom okruženju, bez zaustavljanja postojećeg sustava. Upravo je zato bilo važno dobro razumjeti interne procese GLS-a i tehnološko rješenje prilagoditi načinu na koji organizacija stvarno funkcionira.
„Najveća promjena za nas nije samo u tome što smo proces odobravanja računa značajno ubrzali, nego što danas imamo potpun pregled dokumentacije u svakom trenutku. Više ne tražimo račune po registratorima niti vrijeme trošimo na administraciju – u nekoliko klikova vidimo račun, njegov status, tko ga je i kada odobrio te sve informacije koje su nam potrebne. Oganj je razumio naše interne procese i rješenje prilagodio načinu na koji stvarno radimo, a kroz cijelu suradnju posebno su nam se pokazali njihovo znanje, efikasnost i brzina rješavanja problema.“"
Document Management System (DMS)
Isto rješenje koje je transformiralo GLS-ove procese možemo prilagoditi vašem poslovanju.
Želite ovakve rezultate?
Ispričajte nam svoj izazov - predložit ćemo rješenje i pokazati kako izgleda put do rezultata.
Zatražite upit →