Tisuću studenata, 150 predavača i jedan sustav ispisa koji povezuje cijeli kampus

Na mjestu na kojem se svakodnevno susreću studenti, profesori, strani predavači, različite kulture i nove ideje, malo je dana koji izgledaju isto. ZŠEM danas okuplja oko tisuću aktivnih studenata, 150 predavača i tri tisuće alumnija, a svake godine pridružuje im se i oko 450 međunarodnih studenata.

Predavanja, ispiti i kolokviji samo su dio tog ritma. Tu su konferencije, međunarodni programi, natjecanja, projekti, sajmovi i eventi, a iza svega materijali koji svakodnevno moraju biti spremni onda kada ih studenti, profesori i timovi trebaju. Od sigurnog ispisa ispita do profesionalno otisnutih materijala za veliki međunarodni Masterclass, ispis je možda manje vidljiv, ali važan dio svakodnevice cijelog kampusa.

Kako je ZŠEM rastao, rasle su i potrebe, dok su ispisni uređaji bili decentralizirani po cijelom kampusu. Bilo je teško pratiti koliko se ispisuje, gdje nastaju troškovi i koje su stvarne potrebe korisnika. Profesori su se pritom povezivali s različitim uređajima i instalirali drivere na računala koja svakodnevno koriste.

Suradnjom s Ognjem to je okruženje objedinjeno. Danas jedan sustav povezuje svakodnevni uredski i profesionalni produkcijski ispis, daje ZŠEM-u pregled korištenja i troškova, a profesorima i zaposlenicima omogućuje ono što je u njihovom poslu najvažnije – jednostavan i siguran ispis onda kada im je potreban.

Rezultati

• 1 sustav za upravljanje ispisnim okruženjem
• 100 % pregled ispisnih aktivnosti kroz statistiku i izvještavanje
• Sigurni ispis uz identifikaciju korisnika i kontrolirano preuzimanje dokumenata
• 2 segmenta ispisa uredski i profesionalni produkcijski ispis

Izazov

Kada ispis raste zajedno s kampusom

U obrazovnom okruženju poput ZŠEM-a svakodnevno nastaje velika količina različitih dokumenata – od nastavnih i administrativnih materijala do ispita, kolokvija te materijala za konferencije, evente i druge projekte.

Ispisni uređaji bili su decentralizirani po kampusu, zbog čega je bilo zahtjevno pratiti količinu ispisa, potrošnju i stvarne potrebe pojedinih korisnika. Dodatni izazov predstavljalo je povezivanje profesora s različitim uređajima i instaliranje potrebnih drivera na računala koja koriste.

Uz jednostavnije upravljanje cijelim okruženjem, ZŠEM-u je bila posebno važna i sigurnost – osobito kod ispisa povjerljive dokumentacije poput ispita i kolokvija.

Rješenje

Od pojedinačnih uređaja do jednog ispisnog okruženja

Oganj je za ZŠEM implementirao MPS – Managed Print Services, odnosno uslugu najma i upravljanja ispisnim uređajima, uz zasebno rješenje za profesionalni produkcijski ispis.

Programsko rješenje za upravljanje ispisom objedinilo je uređaje u jedan sustav te omogućilo kontrolu korisničkog pristupa, praćenje statistike i sigurni ispis. Svaki korisnik ima vlastitu identifikaciju, a dokument se ispisuje tek kada ga ovlaštena osoba preuzme na uređaju, što je posebno važno za povjerljive nastavne i administrativne materijale.

Produkcijski uređaji istodobno ZŠEM-u omogućuju da profesionalne materijale za sajmove, konferencije, programe i druge projekte izrađuje unutar vlastitog okruženja – od manjih do većih formata.

MPS usluga uključuje i kontinuiranu podršku: uređaji sami signaliziraju potrebu za potrošnim materijalom, dok se u slučaju većeg kvara servis organizira u kratkom roku kako bi se izbjegli zastoji u svakodnevnom radu.

Rezultat

Ispis koji prati ritam obrazovanja

ZŠEM je dobio centralizirano i pouzdanije ispisno okruženje u kojem može pratiti korištenje uređaja, količinu ispisa i potrošnju te istodobno kontrolirati pristup dokumentima.

Za profesore i zaposlenike promjena se vidi u svakodnevnom radu: manje tehničkih koraka, jednostavnije korištenje uređaja i sigurnije preuzimanje dokumentacije. Za samu organizaciju znači bolji pregled ispisnih aktivnosti i infrastrukturu koja može pratiti različite potrebe kampusa.

Profesionalni produkcijski ispis dodatno daje ZŠEM-u fleksibilnost kada vrijeme postane presudno. Kako ističu iz škole, kada su samo dva dana prije međunarodnog Masterclassa trebali posebne materijale za cjelodnevni program stranih profesora, mogli su ih kvalitetno proizvesti upravo na vlastitom produkcijskom uređaju.

U okruženju koje se stalno mijenja i raste, vrijednost takvog sustava nije samo u ispisu. Ona je u sigurnosti da će tehnologija funkcionirati onda kada je ljudima potrebna.

„Na ZŠEM-u imamo oko tisuću aktivnih studenata, 150 predavača i svake godine oko 450 međunarodnih studenata, pa nam je važno imati sustav koji može pratiti dinamiku našeg kampusa. Prije su ispisni uređaji bili decentralizirani i bilo je teško kontrolirati koliko se ispisuje, kolika je potrošnja i koje su naše stvarne potrebe. Danas imamo objedinjeno ispisno okruženje, sigurni ispis i jasan pregled korištenja, a posebno nam je važna pouzdanost – od svakodnevnog ispisa ispita i kolokvija do profesionalnih materijala za naše konferencije, sajmove i međunarodne projekte. Kod Ognja smo, uz kvalitetu uređaja, prepoznali i kvalitetu usluge, brzinu i podršku na koju možemo računati.“"

Marija Oblaković, voditeljica marketinga, Zagrebačka škola ekonomije i managementa